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2018年01月08日

【企業コンプライアンスと海外規格サービス】

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ー1件からのインターネット・サービスー

海外規格を利用する企業にとって誠に厄介な問題があります。当たり前の話ですが、規格を購入すれば、必ず複写制限や使用制限などが求められます。企業コンプライアンスが求められる現在、企業ではどのように対応しているのでしょうか。規格の利用は企業規模や業種によってさまざまですが、弊社の調査では少ない場合でも数十件、千件以上も利用する企業も少なくありません。現在では、規格のインターネット・サービスがあり便利ですが、規格団体毎に料金がかかるために、少量多種を必要とする企業は、予算的にも現実的ではありません。今、このような企業の悩みを解決するために新しいサービスが始まります。(DCメール 2018年1月15日 No.451)


■企業コンプライアンスと規格サービス

公知規格の最新版や旧版の管理、ユーザ間の情報共有そして運用ルールの策定は、ISO品質管理規準に認められるまでもなく、業務効率化の基本です。規格の最新版管理は、現場の規格ユーザのみならず、品質保証や資材調達などの関連部署に対しても有効な情報源です。

しかしユーザ企業には厄介な問題がいろいろと介在しています。

例えば、ある塗装材の専業メーカでは、100件近い規格の最新版管理をしなければなりませんが、10種類以上の団体規格を常時ウォッチしなければならず、その都度最新版を購入しています。いままでは紙媒体で購入していましたが、業務効率化のためにPDFをダウンロードしています。しかし規格には使用制限があり、また複写制限があるために管理が難しく、また予算措置も間々なりません。民間のインターネット・サービスに切り替えようとしましたが、団体別の料金のため、大幅な予算増加となり、また使用規格も少量で限定しているために諦めました。

海外規格団体(SDO)は、急速に増加する規格需要や紙媒体から電子媒体へ移行するなど、規格保護が急務となっています。またユーザにおける企業コンプライアンスへの取り組みにより、従来からの使規格の運用管理方法を見直す機運が高まっています。

しかし一方では、規格を利用するユーザ企業にとって予算の低減化は必至であり、今まで以上に規格運用の効率化が求められています。そのために必要規格の洗い出しをして、必要な規格の使用頻度に合わせた取り組みをすることで予算の効率化と低減化を共に達成しようとしています。

そこで、上記のケースのように、規格のユーザ企業が、例えば常時100件の規格をウォッチして最新版を維持管理することは大変な作業です。特に複数のSDOによる異なる規格を定期的にウォッチしなければならないとなると、規格が米国のものはともかく、欧州や他地域にまたがる場合などは不可能に近く、そのうえ迅速性が求められる場合は、管理する人件費だけでも予算をオーバーしてしまうというのが現実です。

一方、いくつかの民間企業が提供するインターネット・サービスは一考に価します。企業のユーザ全員が同時に使用可能となり、また新たな管理コストも不要です。しかし問題があります。少数の規格しか使わない団体規格をどのように管理したらいいのでしょうか。全てを契約したら予算オーバーですし、返って無駄が発生してしまいます。そこでユーザ企業では、年間にかかる費用に対価した使用がどの位あるかを検討した上で、最適な環境を用意するためには、どうしたらいいかを考えているのです。

弊社は、永年この問題に取り組んできました。現在は海外規格ソースと協力して、最新版管理サービスやアラート・サービスなどを提供していますが、今、新たにインターネット・サービス企業と連携して、1件からのインターネット・サービスの取り組みを始める予定です。

このサービスの特徴は下記の通りですが、まさしく1件からの規格をインターネットを利用して、企業全体で共有し、利用するサービスです。最新版も自動的に更新され、またダウンロードもこだわることなく利用することができます。

<特徴>
①企業全体で必要規格の共有、閲覧、ダウンロードが可能となる。
②不要な規格を排除した効率的な規格管理が可能となる。
③自動的に更新されるため、常時最新版を閲覧でき、また旧版も入手出来る。
④サービスはインターネットによる年間契約制で、ロケーション単位の料金となる。
⑤このサービスに含まれる欧米他の規格団体は130種類以上となる。

このように現在のニーズに合わせた、この新しいインターネットによるサービスは1件からの海外規格の利用を企業全体で共有し、しかも企業コンプライアンスを強化しつつ、適切な予算管理のもとで、上手に利用できるように考えられています。

海外規格管理にお悩みの企業からのお問い合わせをお待ちしています。また、当情報につきましての詳細は、当ブログの「お問い合わせ」窓口からメールにてご依頼ください。


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